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Relaciones con tus empleados que funcionen - Mentor de negocios Juan Elías Campo

Relaciones con tus empleados que funcionen

¿Cómo es posible que después incorporar más personas, un empresario tenga que dedicar más tiempo y esfuerzo? Relaciones con Empleados.

Cómo establecer relaciones de trabajo que funcionen

Un cliente, que pasó de tener un pequeño negocio a una empresa con más de 20 empleados, nos llamó para pedir ayuda para mejorar sus relaciones con empleados.

Su principal problema lo tenía con su personal. Se quejaba de que su negocio estaba estancado. Su producción era baja, con relación al número de personas que había contratado a lo largo del tiempo, y las entregas se retrasaban.

En resumen, la calidad estaba empeorando y también su relación con su equipo porque, en vez de trabajar menos horas, ahora él estaba permanentemente en la empresa encima de todo, y eso que tenía a 20 personas en la empresa.

¿Qué estaba pasando realmente? Pues que no era un problema de personas, como él afirmaba, sino un problema de “responsabilidades”.

¿Cuál es el motivo?

¿Cómo es posible que llevando tantos años en el negocio, y después de incorporar a 20 personas, un empresario o empresaria tenga que dedicar más tiempo y esfuerzo a la gestión del día a día, cuando la lógica dice que debería ser al contrario?

Pues sencillo. Esto ocurre cuando la gente no entiende realmente lo que debe hacer. Es decir, lo que se espera de cada uno.

Normalmente se suele contratar a buena gente, se les dice lo que tienen que hacer y lo hacen. Excepto que a veces, con demasiada frecuencia, no lo hacen.

Lo que le pasaba a este cliente, como a otros muchos propietarios de pequeñas empresas, es que gestionaba por suposición.

O dicho de otro modo, se suele asumir que cada empleado sabe lo que tiene que hacer por el mero hecho de decirlo. Por no hablar de que cuando hay errores está permanentemente el jefe para solucionarlos, sin que no pase nada más.

El deseo de crecer desvía la atención de trabajar en una correcta estructura y organización, y sin control no se puede crecer.

Gestión por acuerdo y excepción

Gestión por acuerdo

Para que una relación de trabajo funcione, hay que establecer en primer lugar un sistema de gestión por acuerdo.

El propietario del negocio y el empleado deben comprender mutuamente, y acordar formalmente, los términos relacionados con el trabajo a realizar.

Y esto empieza por definir, por parte del propietario, la ficha de puesto de trabajo, especificando las funciones, horarios, objetivos e indicadores que permitan aclarar y medir el desempeño de cada uno.

Pero no basta con decirlo, hay que analizarlo, discutirlo e incluso consensuar los objetivos y resultados, para que no haya lugar a dudas y luego no se pueda argumentar aquello de: “yo creía…”, “yo pensaba…”.

De este modo, el empleado firmará un documento escrito, o de manera tácita, aceptando la plena responsabilidad por realizar el trabajo requerido y lograr los resultados esperados.

Mientras que el propietario aceptará proporcionarle los recursos y la orientación necesarios, según lo solicite el empleado.

Así, con este acuerdo formal en vigor, ambas partes asumen que el trabajo se realizará según lo acordado, a menos que se notifique lo contrario.

Aquí el objetivo, además de obtener los resultados indicados, es evitar sorpresas desagradables.

El propietario del negocio y el empleado deben comprender mutuamente, y acordar formalmente, los términos relacionados con el trabajo a realizar.

Gestión por excepción

Pero en una empresa ocurren cosas: hay averías, errores, problemas, etc. Hay que evitar que todos estos acontecimientos nos pillen desprevenidos.

Es para adelantarte a todos estos problemas, por lo que tus empleados deben aceptar una condición importante.

En el momento en que sepan tus empleados que no podrá completar una tarea a tiempo, cualquiera que sea el motivo, te lo notificarán a ti o a su responsable más inmediato.

Este es el acuerdo por excepción.

Por ejemplo, algunas empresas utilizan partes de trabajo de excepciones que indican el compromiso original y el motivo por el cual no se puede cumplir, así como una solución alternativa.

De esta manera, tú podrás saber de antemano cuándo algo no se puede cumplir y actuar en consecuencia.

Esto te servirá para ajustar trabajos, tiempos, soluciones, etc. Podrás analizar cada caso y trabajar para que no vuelva a ocurrir tal circunstancia.

Además, es una magnífica vía de comunicación abierta con todo el equipo de trabajo, preservando la cadena de mando y manteniendo la capacidad de gestión operativa y estratégica de tu empresa.

De esta manera, tú podrás saber de antemano cuándo algo no se puede cumplir y actuar en consecuencia.

Establece el compromiso

En la mayoría de las ocasiones si los empleados no entienden, o no están de acuerdo con sus responsabilidades, no podrás contar con los resultados que tú esperabas.

 

Al ocurrir esto, tú tendrás que estar encima de todo, en todo momento, para que tu negocio funcione.

Pero si estableces con tu gente, con cada uno, un compromiso de acuerdo y excepción, entonces estarás posibilitando que tus empleados cumplan proactivamente lo que te han prometido.

Y tú podrás brindarles el apoyo que necesitan de manera constructiva, fortaleciendo así las relaciones de confianza entre ambos.

De esta manera, con los problemas de responsabilidad del personal resueltos, podrás disponer de más tiempo para hacer lo que realmente es importante para ti.

En resumen sobre establecer Relaciones con Empleados

No des nada por supuesto.

Recuerda que tu gente no puede leer tu pensamiento, por eso tienes que explicar muy bien qué esperas de cada uno de ellos.

Trabaja la ficha de funciones de cada puesto de trabajo, para que todo quede por escrito.

Reúnete con cada empleado para que comprenda y acepten los términos del trabajo a realizar, los objetivos y los indicadores para medir el desempeño, que vienen en su ficha de funciones.

Llega a un acuerdo con ellos, que incluya los objetivos a cumplir, la manera de medir el cumplimiento de esos objetivos y las excepciones.

Establece y consensua los mecanismos para gestionar las excepciones, es decir, qué hacer y qué alternativas hay cuando un trabajo no se va a terminar a tiempo.

¿Necesitas ayuda?

Si crees que puedes mejorar el compromiso de tus empleados con tu negocio o proyecto, pero no sabes muy bien por dónde empezar o cómo conseguirlo, ponte en contacto con nosotros.

Estaremos encantados de asesorarte sin compromiso.

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